Microsoft bezeichnet Viva als Employee Experience Platform (EXP). Andere gängige Bezeichnungen sind Digital Experience Platform (DXP) oder auch ganz einfach Mitarbeiter Portal. Um Microsoft Viva nutzen zu können, muss keine zusätzliche Software heruntergeladen oder installiert werden, da Microsoft Viva bereits bestehende Services nutzt und somit direkt in Microsoft 365 integriert ist. Wie war das? Ja, Microsoft Viva setzt sich grösstenteils aus bereits vorhandenen Services zusammen. So sind u.a. Microsoft Search, MyAnalytics, SharePoint, Microsoft Graph und künstliche Intelligenz (AI) die Grundsteine dieser neuen Plattform.
Welchen Herausforderungen stellt sich Viva?
Von überall her arbeiten zu können, stellt viele Unternehmungen vor diverse Herausforderungen. Nebst technischen Herausforderungen gibt es noch weitere, welche oftmals gar nicht so recht in Rampenlicht rücken. Wie bleibt man, ohne dabei am physischen Arbeitsplatz zu sein, stets informiert? Wie kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden motiviert sind und es auch bleiben und nicht ein Burnout erleiden? Wie ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden sich auch ohne Präsenzveranstaltung vor Ort stets weiterbilden können? Genau dies will Microsoft mit Viva ändern und den Unternehmen mit der neuen Plattform das bieten, was zuvor ohne nicht oder nur erschwert möglich war.
Werfen wir aber einmal einen Blick darauf, wie Viva daherkommen wird. Seitens Microsoft spricht man stets von den folgenden vier Grundpfeilern, aus welchen sich Viva zusammensetzt:
- Viva Topics
- Viva Connections
- Viva Learning
- Viva Insights
Viva Topics – Knowhow für die ganze Unternehmung
Dank Viva Topics sollen die Mitarbeitenden jederzeit schnell und einfach Informationen finden und das erlangte Wissen direkt in die Arbeit einbringen können. Dank AI, zumeist von Microsoft als «Nestor» bezeichnet, werden Inhalte und Fachwissen im Unternehmen automatisch organisiert und über die ganze Microsoft 365 Palette zur Verfügung gestellt.
Ein Praxisbeispiel:
Das Projekt X ist in vollem Gange, doch die neue Mitarbeitende ist darüber noch nicht im Bilde. Ihr Team diskutiert im Teams-Chat munter über dieses Projekt und sie fragt sich, um was es genau geht. Da kommt nun Viva Topics ins Spiel. Es erkennt spezifische Keywords, welche im Unternehmen oft gebraucht werden und markiert überall das Keyword «Projekt X». Mit einem Klick auf das Keyword erfährt die neue Mitarbeitende alles Wissenswerte darüber. Das tolle ist, dass Topics über die ganze Microsoft 365 Palette funktioniert und man so also auch in Outlook Online davon profitieren kann.
Dank den Themenseiten kann sich die neue Mitarbeitende auch proaktiv über andere Projekte oder Themen informieren. Darin kann sie dann ebenso mit Nestor chatten und sie jegliches Fragen. Hat er keine Antwort auf Lager, dann aktiviert er unternehmensinterne Experten, welche zu diesem Thema das Knowhow besitzen. Im Themencenter können auch manuell welche ergänzt werden (entsprechende Rechte notwendig).
Natürlich ist Topics speziell für Microsoft Teams optimiert, es steht eine App zur Verfügung, die in Teams hinzugefügt werden kann (ab April 2021 verfügbar). Wollen Sie es gleich Live erleben? Kein Problem, hier geht’s zur Demo von Microsoft.
Ergänzend zu einer beliebigen Microsoft 365 Business, Enterprise, Education oder Non-Profit Lizenz, kann Viva Topics zu CHF 4.90 / Monat bezogen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Viva Connections – Das moderne Intranet
Mit Viva Connections steht allen Mitarbeitenden ein persönliches Informationstool zur Verfügung. Es wird als das moderne Intranet angepriesen und ist direkt in Microsoft Teams integriert!
Ein modernes Intranet also. Gegenüber dem klassischen Intranet soll es benutzerspezifische Inhalte liefern. Dies soll wiederum mit AI geschehen. Nebst einem persönlichen Dashboard, steht zudem ein Informationsfeed zur Verfügung, in welchem wichtige Neuigkeiten aus der ganzen Unternehmung geteilt werden können.
Microsoft stellt klar, was seitens der Kunden getan werden muss, um Viva Connections vollständig nutzen zu können. Eine SharePoint Home Seite sollte bestehen und Yammer sollte in Microsoft Teams ausgerollt sein, um das Potenzial voll ausschöpfen zu können. Yammer wird dieses Jahr ein grosses Facelifting verpasst und daher ist davon auszugehen, dass dies sicherlich in die Karten von Viva spielt. Sobald wir Viva Connections testen konnten, werden wir diesen Beitrag ergänzen.
Viva Connections wird bis Ende März 2021 komplett ausgerollt sein. Allen Kunden mit einer Microsoft 365 oder SharePoint-Lizenz, steht Connections zur Verfügung. Weitere Informationen: https://resources.techcommunity.microsoft.com/viva-connections/
Viva Learning – Lernen leicht gemacht
Der Name sagt es bereits, eine Lernplattform, welche direkt in Microsoft Teams integriert sein wird. Laut Microsoft soll damit die Zufriedenheit der Arbeitnehmenden deutlich gesteigert werden, sobald sie auf eine einfache Art und Weise Ihr Wissen verbessern können. Die Lernmöglichkeit soll dort integriert werden, wo gearbeitet wird. Dies also ein Grund, wieso Viva Learning direkter Bestandteil von Teams sein wird.
Viva Learning kommt mit Lerninhalten von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, sowie auch Drittanbietern, wie beispielsweise Pluralsight oder Skillsoft, daher. Die Inhalte können Mitarbeitende ganz einfach über die Chatfunktion untereinander teilen. In den Kanälen in Microsoft Teams kann auch eine benutzerdefinierte Auswahl von Lerninhalten erstellt werden. Manager haben zudem die Möglichkeit die Lerninhalte zuzuweisen und ein Fälligkeitsdatum zu definieren. Folglich haben Manager natürlich die Möglichkeit den Status einzusehen.
Ab Sommer 2021 soll Viva Learning zur Verfügung stehen. Weitere Informationen dazu.
Viva Insights – Dein persönlicher (AI) Assistent und Coach
Mit Viva Insights, auch Workplace Insights genannt, will Microsoft den Usern die Balance zwischen Produktivität und Wohlbefinden ermöglichen. Dabei wird anhand von Erkenntnissen aus dem Nutzerverhalten (Datenschutzkonformität wird gewährleistet) Empfehlungen abgegeben, um die genannte Balance beim User zu erreichen. Dabei sind die Userdaten in Exchange essenziell, das heisst aus den Mail- und Kalenderdaten werden die Erkenntnisse direkt abgeleitet. Ohne Exchange Online funktioniert Insights gemäss aktuellen Angaben nicht.
Insights besteht aus Sicht des Users im Wesentlichen aus «Verbunden bleiben» und «Zeit schützen». Wie «Verbunden bleiben» schon aussagt, werden hier Vorschläge unterbreitet, wenn beispielsweise erkannt wurde, dass mit einer bestimmten Person aus dem Unternehmen schon lange kein Austausch mehr stattgefunden hat. Ebenso erinnert es an Aufgaben aus Chats. Schnell ist es passiert, dass man in einem Chat mit der Erwähnfunktion eine Aufgabe zugeteilt bekommen hat. Insights erinnert einem dann höflich an diese Aufgaben. Dies natürlich nur, wenn es findet, dass du die Aufgabe noch nicht erledigt hast.
Insights erkennt, wenn dem User Fokuszeit fehlt oder er sich wieder einmal um seine Lerninhalte kümmern sollte. Auch soll Vorgesetzten eine Übersicht über die Auslastung der Mitarbeitenden in der jeweiligen Abteilung und sogar der gesamten Organisation zur Verfügung gestellt werden.
Steht Viva Insights bereits zur Verfügung? Ja, suchen Sie in den Apps in Teams einfach nach «Insights» und installieren Sie die App für sich. In naher Zukunft wird Microsoft die Services von Microsoft Workplace Analytics und Microsoft MyAnalytics unter Viva Insights komplett zusammenführen, sodass mit Insights alles an einem Ort ist.
Aktuell ist noch nicht geklärt, wie das Pricing aussieht. Es soll angeblich eine kostenlose und kostenpflichtige Version geben. Wir bleiben dran und aktualisieren diesen Beitrag, sobald wir mehr wissen.
Viva Insights wird ab April 2021 ausgerollt und soll bis im Sommer 2021 komplett ausgerollt sein. Mehr Informationen dazu.
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