Microsoft 365 – Planner vs. To Do vs. Lists vs. Tasks

Okt 30, 2020
Raphael Scherrer
Raphael Scherrer

Aufgabenverwaltung und Microsoft 365, das passt! Microsoft 365 bietet viel mehr als nur die gängigen Office-Programme und OneDrive. Es ist eine komplette Suite, welche den Arbeitsalltag bei ziemlich jeder Person vereinfachen kann. Aber was bringen alle diese Tools und wie nutze ich diese korrekt und effizient? Zeit einen Überblick über die Aufgabenverwaltungstools von Microsoft zu verschaffen. Welches Tool wann verwendet werden soll und wie diese den Arbeitsalltag vereinfachen können, zeigen wir in diesem Beitrag.

Microsoft Planner – Teamarbeit leicht gemacht

Planner mag vielen bereits ein Begriff sein. Ein intuitives Aufgabenverwaltungstool, welches die Zusammenarbeit im Team vorantreibt und sich wunderbar in die Microsoft 365 Suite integriert. In der Planner-App können schnell und einfach Boards nach Kanban (eine Methode der Produktionsprozesssteuerung) erstellt werden.

Wie funktioniert Planner?

Nehmen wir an es existiert in Teams ein Kanal, genannt „Marketing“. Darin erstellen wir ein sogenanntes „Planner-Board“, welches dabei helfen soll, die Teamaufgaben zu koordinieren. Hat man erstmal ein Board erstellt, können Aufgaben erstellt werden. Diese können ganz einfach Personen zugeteilt werden und weitere Informationen, wie Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum, sowie Anlagen und Checklisten, hinzugefügt werden. Alle betroffenen Mitglieder dieses Kanales können diese Aufgaben ebenfalls in ihrer persönlichen Übersicht einsehen. Besonders in der aktuellen Zeit, in welcher Home Office verstärkt fokussiert wird, kann die App als starkes Bindeglied im Team fungieren.

Ein weiteres tolles Feature ist die Statusübersicht aller Aufgaben in diesem Board. Es wird sehr benutzerfreundlich mit Diagrammen dargestellt.

Microsoft Planner

Die App steht als Web-App, Mobile App und als App in Teams zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Planner direkt bei Microsoft oder einfach das Video dazu anschauen.

Microsoft To Do – Der starke Begleiter

Jahrelang war die To-Do-App «Wunderlist» aus Berlin die eine App. Das blieb nicht unbeachtet und so übernahm Microsoft 2015 die Entwicklerfirma (6Wunderkind) dahinter und stellte darauf aufbauend 2017 seine eigene App, einfach nur «To Do» genannt, vor. Seit Mai 2020 ist die App «Wunderlist» in Rente und die App «To Do» hat inzwischen alle Features integriert und wird stetig weiterentwickelt. Davon profitieren Millionen von Microsoft Nutzer tagtäglich, denn Sie ist bestens in die Microsoft 365 Suite implementiert. Nach und nach werden Updates mit neuen Features ausgerollt, wie z.B. der Dark Mode.

Was bringt mir „Microsoft To Do“?

To Do kann die Übersicht über alle Tasks geben. So können schnell und einfach neue Aufgaben erstellt werden. Ob das private oder geschäftliche Aufgaben sind, spielt dabei keine Rolle. Mit verschiedenen Listen lässt sich das wunderbar unterteilen. Es können auch Gruppen erstellt werden und ganze Listen zur Zusammenarbeit geteilt werden. Wenn es um Teamaufgaben geht, ist aber die Planner App das richtige Tool. Ein grosser Vorteil von To Do ist die Integration der Aufgaben aus Outlook. Wenn ich also Aufgaben in Outlook erstelle, beispielsweise beim Markieren einer Mail, wird es sogleich in der persönliche To Do Übersicht angezeigt. Hat man alle Aufgaben an einem Ort, kann man diese mit wenigen Klicks zu „Mein Tag“ hinzufügen und somit seinen Tag planen. Dieses tolle Feature macht To Do zum idealen, digitalen Aufgabenplaner.

Microsoft To Do

Persönlich nutze ich To Do als Übersicht der laufenden Aufgaben und zum Anlegen solcher, welche nur mich betreffen. Es ist schon genial, wenn die Aufgaben mit deren aus Planner und Outlook ergänzt werden und somit an einem Ort sind. Dank der Mobile App habe ich meine Aufgaben auch stets in Griffweite. Handschriftliche Notizene vermisse ich keineswegs. Diese Notizen hatte ich zumeist verlegt oder nicht dabei, wenn ich sie einmal gebraucht hätte. Einzig meine Handschrift sieht sich vielleicht auf Dauer benachteiligt, das nehme ich aber in Kauf. Noch Fragen oder schon die ersten Aufgaben erstellt?

Weitere Informationen zu «Microsoft To Do»

Microsoft Lists – Die Evolution von SharePoint Listen

Das neuste «Kind» der Aufgabenverwaltung. Die App ist erst seit August 2020 in der Microsoft 365 Suite verfügbar und soll Sharepoint-Liste ablösen. Die App bieten eine ideale Möglichkeit für Projekt- oder Teamplanungen. Lists soll Listen in SharePoint ablösen, welche bis anhin noch immer gerne genutzt wird.

Projekt- oder Teamplanungen vereinfachen

Projekt- und Teamplanungen werde noch immer gerne in Excel erstellt. Das muss nun dank Lists nicht mehr so sein. Ganz einfach können solche bereits bestehende Excellisten importiert und danach optimiert werden. Wenn man komplett neue Liste anlegen will, ist das ein Leichtes. Dank Vorlagen, können beispielsweise Eventplanungen schnell vorangetrieben werden.

Microsoft Teams Lists

Es ist ein grosser Vorteil, dass Lists komplett in der Microsoft 365 Suite integriert ist. Das bringt diverse Vorzüge mit sich. Beispielsweise können Benachrichtigungen aktiviert und die App in Microsoft Teams integriert werden. Eine tolle Lösung und ein echter Mehrwert für noch stärkere und effizientere Zusammenarbeit im Unternehmen.

Weitere Information zu „Microsoft Lists“

Microsoft Tasks – Microsoft Teams noch effizienter nutzen

Die Tasks App ist direkt in Microsoft Teams integriert und sorgt für eine zentrale Übersicht der Aufgaben aus Planner und To Do. In Zeiten von Home Office ist dies eine wunderbare App. Es kann so noch mehr direkt in Microsoft Teams bearbeitet werden und muss so nicht ständig zwischen Apps und Browser-Tabs umherwandern. Zu den aktuellen Neuerungen in Microsoft Teams geht’s hier.

Microsoft Tasks

Tasks steht bereits allen Teams-Nutzern zur Verfügung, nur ist das möglicherweise nicht auf den ersten Blick klar. In einem ersten Schritt wird die Planner App in Teams aktualisiert. In einem zweiten Schritt wird die App in «Tasks by Planner and To Do» umbenannt, worauf Sie dann schlussendlich endgültig in Tasks umbenannt wird. Auf der Mobile-Applikation wird sie von Anfang an in «Tasks» umbenannt. Eine einfache Grafik von Microsoft verschafft Klarheit:

Microsoft Tasks Rollout

Seit Anfang August 2020, wird nun Tasks für Microsoft Teams nach und nach ausgerollt. Die Planner-App in Teams wird also zur Tasks App mit der Übersicht aller Aufgaben aus Planner und To Do.

Weitere Informationen zu „Micrsosoft Tasks“

Microsoft 365

Bei uns erhalten Sie die Microsoft 365 Lizenz im Übrigen zumeist günstiger als im Direktbezug bei Microsoft selber. Als Microsoft Partner of the Year und Microsoft Gold Partner sind wir der ideale Partner rund um Microsoft 365 und Microsoft Azure.

Für eine kostenlose und unverbindliche Beratung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.