Microsoft Copilot eingeführt – und jetzt?
Viele Unternehmen haben die Chancen von künstlicher Intelligenz erkannt und setzen auf Microsoft Copilot. Die Erwartungen sind hoch: Routineaufgaben reduzieren, Mitarbeitende entlasten und wertvolle Zeit im Arbeitsalltag sparen.
Doch der gewünschte Effekt stellt sich nicht immer automatisch ein. Microsoft Copilot ist zwar verfügbar, wird aber nur sporadisch genutzt. Konkrete Anwendungsfälle fehlen oder Fragen rund um Daten, Berechtigungen und Sicherheit sorgen für Unsicherheit.
Das bedeutet nicht, dass Copilot nicht funktioniert. Häufig fehlen lediglich die richtigen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung und nachhaltige Nutzung.
Wir zeigen vier typische Herausforderungen beim Einsatz von Microsoft Copilot und wie Unternehmen diese gezielt angehen können.
1. Microsoft Copilot ist vorhanden, wird aber kaum genutzt
Die Lizenz ist gekauft, Copilot aktiviert und die ersten Prompts wurden ausprobiert. Trotzdem kehren viele Mitarbeitende nach kurzer Zeit zu ihren bisherigen Arbeitsweisen zurück.
Typische Aussagen sind:
- „Ich habe Copilot zwar, nutze ihn aber kaum.“
- „Ich weiss nicht, was ich fragen soll.“
- „Ich arbeite weiterhin wie bisher.“
So steigern Sie die Nutzung von Copilot
Statt ausschliesslich die Funktionen von Microsoft Copilot zu erklären, sollten Unternehmen konkrete Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag aufzeigen.
Zum Beispiel:
- Vertrieb: Informationen zusammenfassen oder bei der Erstellung von Angeboten unterstützen
- Marketing: erste Entwürfe und Ideen für Inhalte entwickeln
- Projektmanagement: Informationen aus Meetings aufbereiten und Aufgaben strukturieren
- Führungskräfte: lange Dokumente oder Informationen schneller zusammenfassen
Je näher diese Beispiele an den tatsächlichen Aufgaben der Mitarbeitenden liegen, desto einfacher wird es, Copilot sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren.
2. Es fehlen konkrete Anwendungsfälle und Use Cases
Viele Unternehmen starten mit der Frage:
„Was kann Copilot überhaupt?“
Die bessere Frage lautet:
„Welche unserer heutigen Aufgaben können wir mit Copilot effizienter erledigen?“
Ohne konkrete Anwendungsfälle besteht die Gefahr, dass Copilot als interessantes AI-Tool wahrgenommen wird, aber keinen festen Platz im Arbeitsalltag erhält.
Besonders in KMU ist Zeit eine wertvolle Ressource. Mitarbeitende sollen nicht selbst herausfinden müssen, welche Möglichkeiten bestehen. Der Nutzen sollte anhand konkreter Aufgaben erkennbar sein.
So finden Sie relevante Copilot Use Cases
Ein guter Ausgangspunkt sind wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, die heute viel Zeit beanspruchen.
Kommunikation
- E-Mails zusammenfassen
- Antworten vorbereiten
- Inhalte überarbeiten und strukturieren
Meetings
- Besprechungen zusammenfassen
- Aufgaben und nächste Schritte herausarbeiten
- Follow-ups vorbereiten
Dokumente
- Inhalte strukturieren
- erste Entwürfe erstellen
- umfangreiche Dokumente zusammenfassen
Datenanalyse
- Informationen aus Excel-Dateien analysieren
- Zusammenhänge erkennen
- Ergebnisse verständlich aufbereiten
3. Die Microsoft-365-Umgebung ist noch nicht bereit für Copilot
Microsoft Copilot arbeitet mit den Informationen und Berechtigungen innerhalb der Microsoft-365-Umgebung.
Genau hier zeigt sich in manchen Unternehmen eine weitere Herausforderung: Daten und Berechtigungen sind über Jahre gewachsen und wurden ursprünglich nicht im Hinblick auf den Einsatz von AI strukturiert.
Mögliche Herausforderungen sind beispielsweise:
- historisch gewachsene SharePoint- und Teams-Strukturen
- unübersichtliche oder veraltete Berechtigungen
- schwer auffindbare Dokumente
- fehlende Regeln für den Umgang mit Unternehmensdaten
Bevor Copilot breit im Unternehmen eingesetzt wird, lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die bestehende Microsoft-365-Umgebung.
So schaffen Sie die richtige Grundlage
Im Rahmen eines Copilot Readiness Checks können Unternehmen unter anderem relevante Bereiche ihrer Umgebung überprüfen:
- SharePoint- und Teams-Strukturen
- Berechtigungen und Zugriffsrechte
- Datenklassifizierung
- Governance
- Umgang mit sensiblen Informationen
Eine gut organisierte Microsoft-365-Umgebung schafft damit eine wichtige Grundlage für den sinnvollen Einsatz von Copilot.
4. Datenschutz und Datensicherheit sorgen für Unsicherheit
Neben dem konkreten Nutzen beschäftigen viele Unternehmen Fragen rund um Datenschutz und Datensicherheit.
Typische Fragen sind:
- Auf welche Unternehmensdaten kann Copilot zugreifen?
- Welche Informationen können Mitarbeitende mit Copilot finden?
- Wie gehen wir mit sensiblen Unternehmensinformationen um?
- Welche Sicherheits- und Governance-Vorgaben benötigen wir?
Solche Fragen sollten nicht erst nach der Einführung geklärt werden. Datenschutz, Berechtigungen und Governance gehören von Beginn an zu einer durchdachten Copilot-Strategie.
So schaffen Sie die Voraussetzungen für eine sichere Nutzung
Unternehmen sollten insbesondere ihre bestehenden Konzepte und Einstellungen rund um folgende Themen überprüfen:
- Identitäts- und Zugriffsmanagement
- Berechtigungen
- Data Governance
- Sensitivity Labels
- Data Loss Prevention (DLP)
Damit geht es bei einer erfolgreichen Copilot-Einführung nicht nur darum, was technisch möglich ist, sondern auch darum, wie Copilot im eigenen Unternehmen eingesetzt werden soll.
Fazit: Die Lizenz allein macht Copilot noch nicht zum Erfolg
Microsoft Copilot bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, Mitarbeitende bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Der nachhaltige Nutzen entsteht jedoch nicht automatisch mit dem Kauf einer Lizenz.
Vier Faktoren sind besonders wichtig:
✅ Nutzung: Mitarbeitende müssen Copilot in ihren Arbeitsalltag integrieren können.
✅ Use Cases: Der Nutzen muss anhand konkreter Aufgaben sichtbar werden.
✅ Microsoft-365-Umgebung: Daten, Strukturen und Berechtigungen müssen berücksichtigt werden.
✅ Sicherheit: Datenschutz und Governance sollten von Anfang an Teil der Einführung sein.
Wer diese Themen frühzeitig berücksichtigt, schafft eine bessere Grundlage dafür, Microsoft Copilot nachhaltig im Unternehmen zu etablieren.
Ist Ihr Unternehmen bereit für Microsoft Copilot?
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