Microsoft erweitert den verfügbaren Postfachspeicher für Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium. Berechtigte Benutzerinnen und Benutzer erhalten damit bis zu 100 GB Speicherplatz für ihr primäres E-Mail-Postfach statt der bisherigen 50 GB.
Die Anpassung schafft zusätzlichen Speicherplatz für geschäftliche E-Mails und Anhänge. Gleichzeitig lohnt es sich für Unternehmen, die bestehenden Microsoft-365-Lizenzen und Postfacheinstellungen zu überprüfen. Denn die Erweiterung wird über einen zusätzlichen Dienstplan bereitgestellt und gilt nicht automatisch für sämtliche Exchange-Online-Lizenzen.
Was ändert sich beim Postfachspeicher?
Im Rahmen der Microsoft-365-Anpassungen für 2026 erweitert Microsoft den Speicherplatz für bestimmte Business-Abonnements. Die Neuerung betrifft folgende Lizenzen:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
Für berechtigte Benutzerinnen und Benutzer steigt der unterstützte maximale Speicherplatz des primären Postfachs von 50 GB auf 100 GB. Die zusätzlichen 50 GB werden über einen ergänzenden Dienstplan bereitgestellt.
Der Rollout wurde für den Zeitraum von Juni bis September 2026 angekündigt. Laut Microsoft erfolgt die Bereitstellung über die Lizenzierung und die zugehörigen Dienstpläne in Microsoft 365.
Wichtig ist dabei: Die Erweiterung gilt für die genannten Business-Abonnements. Andere Lizenzmodelle, beispielsweise eine eigenständige Exchange-Online-Plan-1-Lizenz, können weiterhin ein Postfachlimit von 50 GB haben.
Was bedeutet die Erweiterung für Unternehmen?
Mit der Erhöhung des Postfachspeichers erhalten berechtigte Benutzerinnen und Benutzer mehr Platz für ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Gerade in Unternehmen, in denen E-Mails mit grossen Anhängen, umfangreiche Korrespondenzen oder viele geschäftliche Nachrichten zum Alltag gehören, kann zusätzlicher Speicherplatz hilfreich sein.
Gleichzeitig bedeutet ein grösseres Postfach nicht, dass sich sämtliche Speicher- und Archivierungsfunktionen verändern. Unternehmen sollten deshalb zwischen dem primären Postfach, der Archivierung und der Datensicherung unterscheiden.
Mehr Postfachspeicher bedeutet nicht automatisch mehr Archivspeicher oder eine zusätzliche Datensicherung. Die neue Berechtigung betrifft ausschliesslich das primäre Postfach. Zusätzliche Archivfunktionen werden dadurch nicht freigeschaltet.
Was müssen Microsoft-365-Administratoren beachten?
Damit der zusätzliche Speicherplatz zur Verfügung steht, müssen die entsprechende Lizenz und die erforderlichen Dienstpläne korrekt zugewiesen und aktiviert sein.
Microsoft sieht dafür eine Kombination aus zwei Dienstplänen vor:
- Der bestehende Exchange-Dienstplan stellt 50 GB Postfachspeicher bereit.
- Der zusätzliche Dienstplan
EXCHANGE_STORAGE_50GBerweitert den verfügbaren Speicherplatz um weitere 50 GB.
Beide Dienstpläne müssen aktiviert sein, damit berechtigte Benutzerinnen und Benutzer die vollen 100 GB erhalten.
Da die Bereitstellung über die Lizenzierung erfolgt, kann es während des Rollouts zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Deshalb kann der zusätzliche Speicherplatz innerhalb derselben Organisation vorübergehend nicht bei allen Benutzerkonten gleichzeitig sichtbar sein.
Microsoft weist zudem darauf hin, dass individuell konfigurierte Postfachkontingente erhalten bleiben. Wurde ein Postfach beispielsweise bewusst auf einen kleineren Wert begrenzt, wird diese Einstellung durch die Erweiterung nicht automatisch überschrieben.
Bildquelle: techcommunity.microsoft.com
Wie lässt sich der verfügbare Postfachspeicher überprüfen?
Unternehmen können im Microsoft 365 Admin Center kontrollieren, ob die passende Lizenz zugewiesen und der zusätzliche Dienstplan aktiviert ist.
Für eine genauere Überprüfung der effektiven Postfachgrenzen steht Exchange Online PowerShell zur Verfügung. Mit folgendem Befehl lassen sich die relevanten Kontingente eines Postfachs anzeigen:
Get-Mailbox -Identity user@contoso.com |
Format-List IssueWarningQuota, ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota, UseDatabaseQuotaDefaults
Dabei muss user@contoso.com durch die entsprechende E-Mail-Adresse ersetzt werden.
Für berechtigte Business-Benutzerkonten ohne individuell gesetzte Postfachgrenzen sollte das maximale Kontingent nach erfolgreicher Bereitstellung 100 GB betragen.
Wichtig: Microsoft empfiehlt, Exchange-Lizenzen nicht allein deshalb zu entfernen und erneut zuzuweisen, um eine Aktualisierung der Postfachgrösse zu erzwingen. Das Entfernen einer Lizenz kann den Zugriff auf Dienste beeinträchtigen und den jeweiligen Datenaufbewahrungsprozess auslösen.
Weitere technische Details zur Änderung stellt Microsoft im Exchange Team Blog zur Verfügung.
Mehr Speicherplatz ersetzt keine ganzheitliche Datenstrategie
Die Erweiterung des Postfachspeichers ist eine hilfreiche Verbesserung für viele Unternehmen. Dennoch bleiben eine durchdachte Datenstrategie und eine passende Sicherheitsarchitektur entscheidend.
Ein grösseres Postfach allein schützt weder vor Datenverlust noch vor Cyberangriffen. Unternehmen sollten deshalb weiterhin sicherstellen, dass ihre Microsoft-365-Umgebung angemessen abgesichert ist und geschäftskritische Daten zuverlässig wiederhergestellt werden können.
Dazu gehören unter anderem:
- Eine bedarfsgerechte Lizenzierung und Konfiguration von Microsoft 365
- Eine geeignete E-Mail-Sicherheitslösung
- Ein durchdachtes Backup- und Wiederherstellungskonzept
- Klare Richtlinien für die Aufbewahrung und Archivierung geschäftlicher Daten
- Die regelmässige Überprüfung von Berechtigungen und Sicherheitskonfigurationen
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Microsoft 365 optimal nutzen
Die Erhöhung auf bis zu 100 GB Postfachspeicher bietet Unternehmen mit den entsprechenden Business-Abonnements mehr Spielraum für ihre tägliche E-Mail-Kommunikation. Voraussetzung ist, dass die erforderlichen Dienstpläne korrekt bereitgestellt werden und keine abweichenden Postfacheinstellungen entgegenstehen.
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