Microsoft 365 ist aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen kaum mehr wegzudenken. E-Mails in Exchange Online, Dateien in OneDrive und SharePoint sowie die Zusammenarbeit über Microsoft Teams: Ein grosser Teil der geschäftskritischen Daten befindet sich heute in der Cloud.
Dabei liegt eine Annahme nahe: Wenn die Daten ohnehin bei Microsoft gespeichert sind, sind sie doch automatisch ausreichend gesichert. Oder?
Ganz so einfach ist es nicht. Microsoft selbst unterscheidet zwischen der Verfügbarkeit seiner Cloud-Dienste und der Verantwortung für den Schutz und die Wiederherstellung von Unternehmensdaten. Microsoft hält ausdrücklich an diesem Prinzip der geteilten Verantwortung für den Datenschutz fest und bietet mit Microsoft 365 Backup inzwischen selbst zusätzliche Möglichkeiten für die Sicherung und Wiederherstellung von Daten an.
Cloud-Speicherung ist nicht dasselbe wie Backup
Microsoft 365 verfügt bereits über verschiedene Funktionen, die Daten schützen und eine Wiederherstellung ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise Versionierungen und Aufbewahrungsfunktionen.
Diese Funktionen erfüllen jedoch nicht automatisch denselben Zweck wie ein separates Backup. Microsoft weist beispielsweise darauf hin, dass Disaster-Recovery-Kopien den aktuellen Zustand von Daten abbilden und keine historischen Versionen früherer Zeitpunkte ersetzen.
Aus unserer Erfahrung bieten Versionierungen zwar einen wertvollen Schutz im Arbeitsalltag, ersetzen jedoch kein umfassendes Backup. Insbesondere nach einem Ransomware-Angriff oder bei einem grösseren Datenverlust muss es möglich sein, umfangreiche Datenbestände zuverlässig und möglichst schnell wiederherzustellen.
Ein Backup verfolgt deshalb ein zusätzliches Ziel: Daten gezielt aus einem definierten früheren Zustand wiederherstellen zu können.
Wie können Daten trotz Microsoft 365 verloren gehen?
Auch in einer Cloud-Umgebung gibt es Situationen, in denen eine Wiederherstellung notwendig werden kann. In der Praxis sehen wir verschiedene Situationen, in denen Unternehmen auf eine zuverlässige Datensicherung angewiesen sind:
- Versehentliches Löschen von Daten,
- Absichtliches oder böswilliges Löschen,
- Ungwolltes Überschreiben bestehender Daten sowie
- Verschlüsselung oder Manipulation durch Ransomware.
Dabei liegt das Problem häufig nicht darin, dass Microsoft 365 als Plattform ausfällt. Entscheidend ist vielmehr, welchen Zustand der eigenen Daten ein Unternehmen wiederherstellen möchte und wie schnell dies möglich sein muss.
Ein einfaches Beispiel: Eine wichtige Datei wird verändert oder gelöscht und der Fehler fällt erst später auf. Entscheidend ist dann nicht nur, ob irgendwo noch Daten vorhanden sind, sondern ob die benötigte Version gezielt wiederhergestellt werden kann.
Aufbewahrung und Backup verfolgen unterschiedliche Ziele
Ein weiterer Punkt, der häufig für Verwirrung sorgt, ist die Unterscheidung zwischen Retention und Backup.
Aufbewahrungsfunktionen können wichtig sein, um Informationen über einen definierten Zeitraum zu erhalten. Sie wurden aber nicht zwingend für dieselben Wiederherstellungsszenarien entwickelt wie ein Backup.
Auch Aufbewahrungsfunktionen wie Legal Holds ersetzen aus unserer Sicht kein Backup. Sie dienen in erster Linie dazu, Daten für rechtliche, regulatorische oder interne Nachweiszwecke aufzubewahren. Für eine schnelle und gezielte Wiederherstellung grosser Datenmengen sind sie hingegen nicht ausgelegt.
Die entscheidende Frage für Unternehmen sollte daher nicht nur lauten: „Sind unsere Daten in der Cloud gespeichert?“
Sondern vielmehr: „Können wir unsere Daten im Ernstfall so wiederherstellen, wie wir sie benötigen?“
Wie lassen sich Microsoft-365-Daten zusätzlich sichern?
Für die zusätzliche Absicherung von Microsoft-365-Daten stehen heute verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehört auch Microsoft 365 Backup, mit dem sich alle oder ausgewählte SharePoint-Websites, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer schützen lassen. Microsoft beschreibt das Angebot insbesondere im Zusammenhang mit Business Continuity und der Wiederherstellung nach Ransomware, versehentlichem Löschen und böswilligen Veränderungen.
Bei ProCloud setzen wir für die Sicherung von Microsoft-365-Daten vor allem auf Acronis. Damit können geschäftskritische Daten aus Microsoft 365 zusätzlich gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Backup ist mehr als nur eine zusätzliche Datenkopie
Bei einer Backup-Strategie sollten Unternehmen deshalb nicht nur überlegen, ob Daten gesichert werden, sondern sich auch einige grundlegende Fragen stellen:
- Welche Microsoft-365-Daten sind geschäftskritisch?
- Wie lange sollen Sicherungen verfügbar bleiben?
- Welche Daten müssen nach einem Vorfall wiederhergestellt werden können?
- Wie viel Datenverlust wäre im Ernstfall akzeptabel?
- Wie schnell müssen Anwendungen und Daten wieder verfügbar sein?
- Wurde die Wiederherstellung auch tatsächlich getestet?
Gerade der letzte Punkt ist wichtig: Ein Backup schafft erst dann echte Sicherheit, wenn klar ist, dass die benötigten Daten im Ernstfall auch wiederhergestellt werden können.
Genau deshalb gehören bei unserem Enterprise Cloud Backup neben dem vollständigen Management der Backup-Umgebung auch regelmässige Recovery-Tests dazu. Durch Immutable Storage können Sicherungen zudem für einen definierten Zeitraum unveränderbar gespeichert und dadurch zusätzlich vor Manipulation, Löschung oder Verschlüsselung durch Ransomware geschützt werden.
Bildquelle: Copilot
Die richtige Backup-Strategie hängt vom Unternehmen ab
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Lösung. Eine sinnvolle Backup-Strategie hängt unter anderem davon ab, welche Daten verwendet werden, wie kritisch diese für den Geschäftsbetrieb sind und welche Anforderungen an Aufbewahrung und Wiederherstellung bestehen.
Deshalb lohnt es sich, die bestehende Microsoft-365-Umgebung nicht nur hinsichtlich Verfügbarkeit und Security zu betrachten, sondern auch die Backup- und Recovery-Strategie regelmässig zu überprüfen.
Fazit: Ja, auch Cloud-Daten brauchen ein Backup-Konzept
Microsoft 365 bietet eine leistungsfähige und hochintegrierte Cloud-Plattform. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen das Thema Backup ignorieren können.
Entscheidend ist vielmehr, sich bewusst mit der eigenen Verantwortung für die Daten auseinanderzusetzen und festzulegen, welche Daten geschützt werden müssen und wie diese im Ernstfall wiederhergestellt werden sollen.
ProCloud unterstützt Unternehmen dabei, ihre geschäftskritischen Daten mit einer auf ihre Anforderungen abgestimmten Backup- und Recovery-Strategie zu schützen. Dabei setzen wir unter anderem auf Lösungen von Acronis und stellen sicher, dass Datensicherung und Wiederherstellung optimal auf die individuellen Anforderungen abgestimmt sind.
Sie möchten wissen, ob Ihre Microsoft-365-Daten ausreichend abgesichert sind?
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre aktuelle Backup- und Recovery-Strategie zu überprüfen und eine Lösung zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passt.
